¿Puedo seguir facturando con Excel o Word con Verifactu?

Es probablemente la pregunta más buscada sobre Verifactu, porque media España autónoma factura hoy con una plantilla de Excel o de Word. La respuesta corta es incómoda: casi seguro que no podrás seguir igual. Pero la respuesta completa tiene más matices de los que se cuentan — la AEAT ha respondido a esta pregunta expresamente, y su criterio te puede sorprender. Vamos con ello.

Lo que dice la AEAT, literalmente

La Agencia Tributaria dedica una pregunta oficial exacta a este caso. Su criterio: el reglamento no te afecta si usas la hoja de cálculo o el procesador de texto exclusivamente para:

• Introducir los datos de las facturas.
• Expedir e imprimir las facturas.
• Conservar la información de facturación.

Es decir: el Excel usado como plantilla tonta — rellenar, imprimir, guardar — no es un sistema informático de facturación.

Pero — y aquí está la trampa en la que cae casi todo el mundo — sí estará sujeto al reglamento “y se considerará un sistema informático de facturación” si además lo usas para “procesar la información de facturación… para generar directamente los libros registros de IVA, los libros registro de IRPF, la contabilidad, o cualquier otro resultado que se utilice para el cumplimiento de obligaciones tributarias”. El ejemplo que pone la propia AEAT: una hoja Excel con una macro que genera el libro registro de facturas es un sistema de facturación — y como Excel no puede cumplir los requisitos (registros encadenados, inalterabilidad, QR), estarías incumpliendo.

Y el aviso final oficial: “La Agencia Tributaria podrá verificar si los procesadores de texto o las hojas de cálculo utilizadas para la emisión de facturas cumplen los criterios de un sistema informático de facturación en función de las capacidades y herramientas que utilicen”.

Por qué el “Excel de plantilla” es un refugio muy frágil

Sobre el papel, existe un camino legal para seguir con Excel: usarlo solo de plantilla y llevar los libros registro por otro lado. En la práctica, es un equilibrio inestable por tres razones:

1. Casi nadie lo usa así. Si tu Excel suma columnas para el trimestre o alimenta el libro de facturas, ya cruzaste la línea — y es exactamente para lo que la mayoría lo usa.
2. La carga de la prueba te incomoda a ti. Ante una comprobación, tendrías que sostener que esa hoja no genera ningún resultado tributario. Contra una multa potencial de 50.000 € por ejercicio, mal negocio.
3. La regla de no mezclar. La AEAT es explícita: con carácter general “no es posible que conviva la emisión de parte de las facturas con un sistema informático y parte de forma manual”. El día que uses un programa para una factura, toda tu facturación debe ir por sistema adaptado.

Lo que sí puedes hacer (las tres salidas)

1. Facturar 100 % a mano (talonario, bolígrafo): oficialmente fuera del reglamento, porque no hay sistema informático. Legal, pero poco práctico más allá de actividades muy esporádicas.
2. La app gratuita de la AEAT: es la alternativa que la propia Agencia recomienda a quien factura de forma manual o con plantillas. Cumple Verifactu, cuesta cero, y para pocas facturas al mes con cliente identificado funciona — aquí su análisis completo.
3. Un programa adaptado: desde 0 € (Contasimple, hasta 12 facturas/año) o 6,6 €/mes +IVA (Billin), con la ventaja de que hace solo lo que hoy haces a mano con el Excel: numerar, sumar, guardar y preparar el trimestre — comparativa con precios verificados.

Nuestro consejo honesto

No esperes a tu fecha límite (1 de julio de 2027 para autónomos, 1 de enero de 2027 para sociedades — calendario) defendiendo un Excel de plantilla. El ahorro es mínimo, el riesgo es desproporcionado y las alternativas gratuitas existen. Migra con calma en un cambio de trimestre: exporta tu lista de clientes, crea tus conceptos habituales y en una tarde estás facturando igual que antes, pero cumpliendo.

¿No tienes claro qué herramienta encaja con tu caso? El test de 2 minutos te lo dice, gratis.