¿Puedo seguir facturando con Excel o Word con Verifactu?

Es probablemente una de las preguntas más buscadas sobre Verifactu, porque muchos autónomos facturan hoy con una plantilla de Excel o de Word. La respuesta corta: depende de para qué uses el Excel. La AEAT ha respondido a esta pregunta expresamente, y su criterio es más flexible de lo que se suele contar. Vamos con ello.

Lo que dice la AEAT, literalmente

La Agencia Tributaria dedica una pregunta oficial exacta a este caso. Su criterio: el reglamento no te afecta si usas la hoja de cálculo o el procesador de texto exclusivamente para:

• Introducir los datos de las facturas.
• Expedir e imprimir las facturas.
• Conservar la información de facturación.

Es decir: el Excel usado como plantilla (rellenar, imprimir, guardar) no es un sistema informático de facturación. Y la AEAT añade que tampoco lo es si lo usas para generar simples listados de facturas emitidas, incluyendo sumatorios u otras reglas de cálculo.

La línea está en otro sitio: sí estará sujeto al reglamento si además lo usas para “procesar la información de facturación” y generar directamente “los libros registros de IVA, los libros registro de IRPF, la contabilidad, o cualquier otro resultado que se utilice para el cumplimiento voluntario de obligaciones tributarias”. El ejemplo que pone la propia AEAT: una hoja Excel con una macro que genera el libro registro de facturas es un sistema de facturación — y como Excel no puede cumplir los requisitos (registros encadenados, inalterabilidad, QR), estarías incumpliendo.

Y el aviso final oficial: “La Agencia Tributaria podrá verificar si los procesadores de texto o las hojas de cálculo utilizadas para la emisión de facturas cumplen los criterios de un sistema informático de facturación en función de las capacidades y herramientas que utilicen”.

Por qué el “Excel de plantilla” es un camino con riesgos

Existe un camino legal para seguir con Excel: usarlo de plantilla (con listados y sumas, si quieres) y no generar con él los libros registro ni la contabilidad. Es legal, pero tiene tres riesgos:

1. La frontera es fina. Si tu Excel genera directamente el libro registro de facturas o los datos que pasas tal cual a tus declaraciones (por ejemplo, con una macro), ya cruzaste la línea. Muchas plantillas que circulan por internet hacen justo eso.
2. Tendrías que demostrarlo tú. Ante una comprobación, tendrías que sostener que esa hoja no genera ningún resultado tributario. Contra una multa potencial de 50.000 € por ejercicio, mal negocio.
3. La regla de no mezclar. La AEAT es explícita: con carácter general “no es posible que conviva la emisión de parte de las facturas con un sistema informático y parte de forma manual”. El día que uses un programa para una factura, toda tu facturación debe ir por sistema adaptado.

Lo que sí puedes hacer (las tres salidas)

1. Facturar 100 % a mano (talonario, bolígrafo): oficialmente fuera del reglamento, porque no hay sistema informático. Legal, pero poco práctico más allá de actividades muy esporádicas.
2. La app gratuita de la AEAT: es la alternativa que la propia Agencia recomienda a quien factura de forma manual o con plantillas. Cumple Verifactu, cuesta cero, y para pocas facturas al mes con cliente identificado funciona — aquí su análisis completo.
3. Un programa adaptado: desde 0 € (Contasimple, hasta 12 documentos/año) o 6,6 €/mes +IVA (Billin, ahora TS Facturas; ese plan admite hasta 5 clientes), con la ventaja de que hace solo lo que hoy haces a mano con el Excel: numerar, sumar, guardar y preparar el trimestre — comparativa con precios verificados.

Nuestro consejo honesto

Si tu Excel es solo una plantilla, puedes seguir con él. Aun así, no esperes a tu fecha límite (1 de julio de 2027 para autónomos, 1 de enero de 2027 para sociedades — calendario; Hacienda ha anunciado que prevé retrasar estas fechas a octubre de 2028, aún sin aprobar) para decidir: si dudas de en qué lado de la línea está tu hoja, el ahorro es pequeño frente al riesgo, y hay alternativas gratuitas. Migra con calma en un cambio de trimestre: exporta tu lista de clientes, crea tus conceptos habituales y en una tarde estás facturando igual que antes, pero cumpliendo.

¿No tienes claro qué herramienta encaja con tu caso? El test de 2 minutos te lo dice, gratis.